Gérer ses projets de façon traditionnelle
« – Amonbofis, il faut absolument changer l’eau des crocodiles, c’est une infection !
- Ah ? Vraiment ? pourtant j’ai installé l’évacuation des eaux usagées comme on le fait tout le temps…
- C’est bien ça le problème avec vous, Amonbofis, vous faites toujours comme on le fait tout le temps.
- Oui, c’est vrai, puisqu’on a tout le temps fait comme ça… »
« Extrait d’Astérix et Obélix : Mission Cléopâtre de Alain Chabat, 2002. »
Cette conversation, sortie de l’imaginaire cinématographique bien que teintée de réalité, ne doit pas être vécue comme une nécessaire fatalité. La conduite de projet, axe majeur du développement de l’entreprise, ne peut être conçue comme un acte figé où le process prend le dessus sur la créativité, en réponse à des impératifs de temps et de rentabilité court terme.
Le pilotage de projet, qui consiste en une activité quotidienne pour la grande majorité des acteurs économiques, est souvent confié à un membre expérimenté de l’équipe. Son rôle se limite trop souvent à encadrer le travail de ses collaborateurs, à fixer les échéances et à présenter les résultats d’avancement à sa hiérarchie.
Si certains philosophes affirment qu’« on ne peut rien changer à son destin », le point de vue des managers devrait être différent. On devrait pouvoir avancer que l’on peut changer sa vision de la gestion de projet sans risque de regards effarés.
Comment le management peut-il être plus exigeant dans la création de valeur lors de la gestion des projets de l’entreprise et, par exemple, contribuer à mettre en œuvre les projets et à assurer en même temps la conduite du changement et l’appropriation par les équipes ?
Qu’est-il donc possible de mettre en place pour voir les mentalités évoluer, le désir de changement s’instaurer et le regard sur le sujet qui nous intéresse embrasser un panorama plus large ?
La stratégie de l’entreprise, mise en œuvre par le management, fixe des objectifs et ses jalons dans le temps. Elle se structure souvent autour de projets dont les échéances et le contenu concourent à la réalisation de la stratégie. Il est alors nécessaire que le pilotage de projets soit formalisé, pour lui-même donner une réponse formelle… On devra toutefois faire attention à ne pas faire comme on a fait tout le temps.
Quelles solutions mettre en œuvre pour garantir un pilotage innovant ?
Donner du rythme :
Une première action pour faire évoluer la manière de procéder consiste à organiser les étapes du pilotage de projet, de manière à donner plus de rythme. Il faudra, par exemple, définir les jalons et s’attacher à les tenir. Ces jalons incluent la définition des objectifs, les étapes d’avancement et leurs phases de contrôle, la validation des objectifs et l’anticipation des erreurs, jusqu’au bouclage final du projet. Savoir anticiper l’ensemble de ces tâches permettra d’insuffler un rythme suffisant au projet, en s’assurant que les intervenants coordonnent leurs efforts et s’entraînent mutuellement à respecter les étapes du projet.
Bien choisir les intervenants :
Une seconde action revient à constituer une équipe regroupant l’ensemble des compétences nécessaires au succès du projet. En décidant de déployer la stratégie des alliés en associant un choix de clients, d’experts et de collaborateurs, il devient possible de sélectionner les bons interlocuteurs, ceux qui jouent, et de pouvoir rapidement se lancer et impliquer les équipes. Le gestionnaire du projet aura pour tâche de fédérer les expériences de chacun afin de faire profiter à l’ensemble des intervenants des savoir-faire et des connaissances métier de chacun.
Il est donc important de savoir prendre le recul nécessaire au bon choix des interlocuteurs. Bâtir des phases d’échanges, mises en lien avec les objectifs recherchés, permet d’affiner ces choix pour optimiser la qualité du retour d’information. Les détenteurs de l’information disposent chacun de leur expérience et de leur propre vision des objectifs et peuvent ainsi partager sur leurs sujets prioritaires. Les échanges s’en trouvent bonifiés et il est alors possible de dégager les actions prioritaires, celles qui doivent être mises en valeur et exposées à la vue de tous.
Enrichir ses pratiques :
La présence d’un regard externe lors du choix des interlocuteurs et de la définition des objectifs permet également de challenger les décisions prises et de s’assurer de leur validité. Les idées proposées permettent aussi d’élargir le champ de vision du manager et de ses équipes et de s’appuyer sur de multiples expériences de situations similaires. L’énergie ainsi créée par la somme des réflexions des intervenants rayonne sur l’ensemble des acteurs.
Comment être mieux compris par les intervenants améliore sa gestion de projet ?
Adapter sa communication :
Pour s’assurer de l’engagement des intervenants, il est crucial d’adapter sa communication par niveau hiérarchique. Les managers devront bien sûr être au courant du projet, mais aussi en être les premiers porteurs auprès de leurs équipes. Il sera primordial de faire en sorte qu’ils soient constamment au fait des développements du projet et qu’ils puissent aussi intervenir lors des résolutions de problèmes. Créer une chaîne de communication des managers vers les équipes permettra alors que l’ensemble des acteurs internes et externes au projet en bénéficie.
Jouer sur les codes de l’entreprise :
Un second usage d’une communication efficace consiste à jouer sur les codes de l’entreprise. Accepter la critique, voir même s’en servir de manière constructive, peut permettre d’accélérer le processus d’adhésion au projet. Par exemple, mettre en valeur les retours des clients, leur opinion sur les produits/services proposés aide souvent dans sa réflexion stratégique.
Maîtriser ses coûts :
Lorsque le projet est défini, que sa communication est réglée et que les jalons ont été posés et acceptés par les intervenants, le management peut désormais obtenir une assurance quant à la maîtrise de ses coûts sur ses projets. L’intérêt d’une gestion de projet innovante réside notamment dans sa vitesse d’acquisition qui a été accélérée. Cela peut donc permettre de réduire le temps de développement et les coûts de gestion de projets inhérents.
S’engager à piloter autrement
Le management et les équipes sont maintenant dûment engagés, l’envie a été créée et une relation de confiance est instaurée entre les acteurs du projet. La création d’un outil de pilotage intervient alors en fonction de l’avancement du projet. Un outil de pilotage des risques peut être créé dès le début du projet, alors qu’un tableau de bord de gestion de projet pourra être créé lorsque que le projet sera défini et ses jalons posés. Dans les deux cas, l’outil de pilotage servira à s’assurer de l’atteinte des objectifs (et de la maîtrise des coûts) et de l’identification des éventuels problèmes à résoudre.
La phase finale de la mise en place d’une gestion de projet efficace consiste donc à déployer des outils méthodologiques adaptés aux différents types d’utilisateurs. Penser ces outils de manière à ce que leur utilisation soit simple est un élément déterminant de la gestion du projet. Ces outils doivent permettre de servir deux objectifs :
- L’outil doit permettre de faire ressortir les éléments clés de la gestion du projet (phase d’avancement, équipes, points bloquants…) de manière à ce que l’utilisateur quotidien puisse rapidement tirer les conclusions sur l’état d’avancement du projet.
- Le second rôle de l’outil est de donner une vision claire et concise au manager, qui d’un coup d’œil peut voir les éléments clés du projet et comprendre comment intervenir rapidement pour aider ses équipes sur les points d’achoppement.
Une fois la méthodologie mise en place et les outils de suivi déployés, la vision globale que les acteurs portent sur le projet n’est plus si floue, on distingue maintenant clairement l’ensemble des objectifs et le rôle de chacun pour y parvenir. Chaque intervenant interne et bien sûr externe connaît l’importance du projet dans sa propre stratégie d’entreprise.